Quel format d’enveloppe utiliser pour quel type de courrier ?
Le saviez-vous, il existe autant de modèles d’enveloppes qu’il existe de types de courrier. Car chaque enveloppe possède un usage adapté au contenu du courrier. Alors quel format d’enveloppe utiliser pour quel type de courrier ? Un carton d’invitation, un bulletin de paie et un contrat de travail nécessitent différentes enveloppes. Retrouvez tous nos conseils Antalis pour choisir la bonne enveloppe qui s’adapte à votre situation.
Comment différencier une enveloppe d’une pochette ?
Une pochette n’est pas nécessairement fabriquée en papier Kraft, ni uniquement dédiée aux envois de courrier standard. Une enveloppe n’est pas systématiquement de couleur blanche et de forme rectangulaire. La différence entre pochettes et enveloppes se situe au niveau de la patte de fermeture. Pour les enveloppes, le côté le plus long est réservé à la fermeture, quand pour les pochettes, c’est le côté le plus court qui sert à fermer le courrier.
Les formats d’enveloppe commerciale, mise sous pli et de correspondance
Le contenu du courrier vous indique quel format d’enveloppe utiliser. Trois catégories type d’enveloppe sont particulièrement répandues : les enveloppes commerciales, les enveloppes mises sous pli automatique et les enveloppes de correspondance.
L’enveloppe commerciale est utilisée dans un cadre professionnel pour l’envoi de documents quotidiens, administratifs ou commerciaux. Certaines entreprises ont même adopté des enveloppes prêtes-à-poster. Pas de perte de temps à La Poste ; les enveloppes sont affranchies, prêtes à l’envoi. Les formats d’enveloppe C5, C6, C5/C6 et surtout DL sont les plus répandus dans le monde du travail et des affaires.
Dans un autre registre, les enveloppes mécanisées sont réservées aux envois de courrier en très grandes quantités. Leur fermeture est automatisée à l’aide d’une machine spéciale pour la mise sous pli ou d’une imprimante prévue à cet effet. À quelle occasion les envoyer ? Lors de mailings, de courriers de prospection et publicitaires, utilisez des enveloppes mises sous pli automatiques aux formats C4, C5, C6, DL et plus rarement C6/C5.
L’enveloppe de correspondance désigne un courrier personnalisé, souvent de la plus haute importance. Ces enveloppes de qualité sont plus sophistiquées que les autres types d'enveloppes. Elles sont généralement disponibles au format carré et DL, en papier texturé et en plusieurs coloris.
Quel format d’enveloppe utiliser pour quel type de courrier ?
De nombreux formats d’enveloppe ont été développés et adaptés à différents formats de papier [Lien vers FAQ - A quoi correspondent les différents formats de papier (feuille A3, A4, A5, entre autres). Ils répondent aux standards internationaux de la norme ISO 216. Voici les principaux formats :
| Format d’enveloppe | Dimensions de l’enveloppe | Correspondance du format papier |
| C3 | 324 x 458 mm | A3 |
| C4 | 229 x 324 mm | A4 ou A3 plié en 2 |
| C5 | 162 x 229 mm | A5 ou A4 plié en 2 |
| C5/C6 | 114 x 229 mm | A4 plié en 3 ou A5 plié en 2 |
| C6 | 114 x 162 mm | A4 plié en 4 |
| DL | 110 x 220 mm | A4 plié en 3 ou A5 plié en 2 |
| Carré | 120 X 120 mm 140 X 140 mm 150 X 150 mm | Carte carrée |
Les lettres courantes et courriers administratifs (facture, bulletin de salaire, bulletin d’information, courrier d’abonné par exemple) sont considérés comme des envois standards. Utilisez pour ce faire des enveloppes commerciales blanches, avec ou sans fenêtres, de type DL ou C5/C6.
Les courriers de prospection à vocation publicitaire ou commerciale (offre promotionnelle, information client, brochure, catalogue) peuvent être quant à eux envoyés en format C4, C5, C6 et DL. Les enveloppes mises sous pli automatique disposent d’une fermeture à patte gommée et d’une fenêtre d’adressage très pratique. L’adresse est déjà inscrite sur la lettre et visible depuis l’encart transparent !
Les enveloppes de vos petites cartes, cartons d’invitation, faire-parts, lettres personnelles, appartiennent enfin aux enveloppes de correspondance. En formats DL et carré, ces enveloppes qualitatives sont adaptées aux courriers de prestige. La plupart des enveloppes de création ont une patte pointue ou trapézoïdale, un grain épais et un papier coloré. Antalis a même créé des enveloppes texturées pour les professionnels qui souhaitent sortir des sentiers battus.
Besoin d’expédier un dossier plus volumineux ? Optez pour une pochette à soufflet ou en plastique, plus résistante qu’une simple enveloppe papier. Un petit objet fragile à envoyer (clé USB, CD, livre) ? L’enveloppe bulles protège votre courrier.
Les petits plus pour faire le bon choix d’enveloppe
Maintenant que vous avez repéré quel format d’enveloppe utiliser pour quel type de courrier, passez aux finitions de l’enveloppe. Quelques détails peuvent parfois faire la différence.
Les critères de sélection sont les suivants :
- la matière (enveloppe ou pochette en polyéthylène, papier recyclé, Kraft Adour, Kraft armé, Kraft doublé mousse ou bulle, Tyvek, Vélin) ;
- la fermeture (pattes autocollantes avec ou sans bande de protection, pattes gommées) ;
- la fenêtre d’adressage à la bonne taille (enveloppe avec fenêtre de 35 mm, 45 ou 50 mm pour inscrire l’adresse de votre destinataire) ;
- le grammage du plus écologique et léger (75 g/m²) au plus épais et protecteur (120 g/m²).
Quel format d’enveloppe utiliser pour quel type de courrier ? Pour faire correspondre formats d’enveloppe particuliers et types de courrier, commencez donc par identifier l’objet de votre courrier : correspondance, vocation administrative, publicitaire ou prospective. Relevez aussi les dimensions d’enveloppe. Le but est de contenir des courriers au même format que l’enveloppe, ou pliés en 2, 3 ou 4 fois. Optez enfin pour des enveloppes dans une matière classique ou renforcée, avec fermeture, fenêtre et grammage de votre choix.
